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事前打ち合わせについて
事前打ち合わせは、サービス開始前に飼い主様・ペット・シッターがお互いを知り、安心してサービスを開始するための大切な時間です。
お客様は、実際にシッターと会って、
- このシッターなら安心して任せられるか
- ペットとの相性はどうか
- 希望するお世話をきちんと任せられるか
- 自分の希望や不安を相談しやすいか
などを確認しています。
お客様によっては、複数のシッターと事前打ち合わせを行い、その中からお願いするシッターを決める場合もあります。
また、旅行や出張など、何かあったときにお願いできるシッターを探して、候補として事前打ち合わせを行う場合もあります。
そのため、事前打ち合わせをしたからといって、必ずそのまま予約につながるわけではありません。
一方で、シッターにとっても、自分の人柄や経験、ペットへの接し方を知ってもらい、「この人にお願いしたい」と思っていただくための大切な機会です。
一つひとつの打ち合わせを丁寧に行い、飼い主様とペットから信頼していただける関係をつくりましょう。
事前打ち合わせの前に
① 事前学習
事前打ち合わせが決まったら、飼い主様から共有されているペット情報を事前に確認しておきましょう。
ペットの名前・年齢・種類・性格・健康状態・基本的なケア内容などを把握しておくことが大切です。
当日、「○○ちゃんですね」と名前を覚えて声をかけられるだけでも、飼い主様に安心感を持っていただきやすくなります。
② ヒアリングシートを事前に送る
事前打ち合わせの場ですべてを記入していただくと時間がかかってしまうため、予約が決まり、事前打ち合わせの日程が決まったら、あらかじめヒアリングシートをメッセージで飼い主様にお送りするのがおすすめです。
「お手すきの際にご記入いただき、メッセージでお送りください」とお願いしておきましょう。
事前に回答していただき、メッセージ上に残しておくことで、後からいつでも内容を確認できます。
シッター側もサービス当日に見返すことができ、飼い主様と内容を共有・確認しやすくなります。
もちろん、ヒアリングシートだけでなく、紙のチェックリストを使ったり、自分が使いやすいオリジナルのヒアリングシートを作成したりしても構いません。
③ 持っていくと便利なもの
- メモ・筆記用具
- 携帯電話（メモを取ったり、必要な写真を撮影したりする際に便利です）
STEP 1｜飼い主様との顔合わせ
到着したら、まずは明るく挨拶をして自己紹介をしましょう。
「こんにちは。FluvシッターのOOです。本日はどうぞよろしくお願いいたします。」
初対面だからこそ、第一印象は大切です。
飼い主様と会話をしながら、緊張をほぐし、話しやすい雰囲気をつくりましょう。
STEP 2｜ペットとのご対面
ペットと対面したら、まずはその子の様子をよく観察しましょう。
いきなり触ったり近づいたりするのではなく、ペットの性格や反応を見ながら、適切な距離を保って接することが大切です。
人見知りや警戒心の強い子の場合は、無理に触ろうとせず、その子のペースに合わせましょう。
飼い主様に、
「普段、人見知りすることはありますか？」
「初めて会う人にはどのような反応をしますか？」
などを確認しながら、少しずつ距離を縮めていきます。
STEP 3｜お世話内容を確認する
事前にヒアリングシートを記入いただいている場合も、当日は一つひとつ内容を確認しましょう。
実際の生活環境を見ながら確認することで、事前の回答だけでは分からなかったことにも気づくことができます。
確認しておきたいこと
- ご飯・お水の量や時間
- 排泄・トイレのケア
- お散歩の方法・ルート
- 投薬や健康管理
- ペットが苦手なこと・注意すること
- 他の人や動物への反応
- 室内の電気・エアコン・換気など
- 鍵の受け渡し・施錠方法
- 緊急時の連絡先
- かかりつけの動物病院
- その他、飼い主様からの希望や注意事項
分からないことや気になることは、その場で確認しましょう。
また、サービス当日に確認する必要がある場所や物については、飼い主様に撮影してもよいか確認したうえで、携帯で写真を撮っておくと便利です。
例えば、フードの場所、薬、トイレ、リード、鍵の保管場所など、後から見返したいものを記録しておくと安心です。
STEP 4｜サービス当日の流れを確認する
最後に、サービス当日の連絡・報告方法についても確認しておきましょう。
サービス中は、Fluvのアプリ上のメッセージ機能を使って、写真や動画とともに随時ご報告します。
「サービス中は、アプリのメッセージ機能から、ペットの様子やケア内容を写真・動画付きで随時ご報告します。」
など、事前にお客様へお伝えしておくと安心です。
STEP 5｜お支払いについて
サービス料金のお支払いは、サービス開始前までに完了していただく必要があります。
事前打ち合わせの際に、まだお支払いが済んでいない場合は、飼い主様へお支払いについてご案内しましょう。
⚠️ 対応が難しいと感じた場合
事前打ち合わせをしてみて、
「自分では対応が難しいかもしれない」
「安全面で不安がある」
「この内容を自分が担当してよいか判断できない」
と感じることもあるかもしれません。
その場合は、その場ですぐにお客様へキャンセルを伝えるのではなく、まずFluv運営事務局へご相談ください。
内容によっては、別のシッターへ引き継ぐことで対応できる場合もあります。
一方で、安全面などから対応が難しいケースもあります。
「なぜ対応が難しいと感じたのか」「どのような点が気になったのか」など、具体的な状況と理由を運営事務局へ共有してください。
お客様・ペット・シッターの全員にとって安心できる対応を、運営と一緒に検討しましょう。
事前打ち合わせは「確認するだけ」の時間ではありません
事前打ち合わせは、ペットの情報を確認するだけではなく、飼い主様とシッターがお互いを知り、信頼関係をつくる時間です。
ペットへの接し方、飼い主様とのコミュニケーション、サービス内容への理解など、さまざまな部分を見てもらっています。
「この人なら安心して任せられる」
と思っていただけるよう、一つひとつの事前打ち合わせを丁寧に行いましょう。
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